仕事の効率化の方法！残業無しで成果をあげる3つのポイント！
今回の記事は、「仕事の効率化の方法！」について3つのポイントに絞って書いていきますね！
なぜ、このテーマを選んだのか？
前回「子育ての何がそんなに大変なの？ズバリ3つのポイント！！！」で子育て世代の皆さまをはじめ沢山の方にアクセス頂き共感頂きました(^^)/
親しくさせていただいいることりパパさんにも共感いただき下記のような記事で紹介していただきました(^-^)ありがとうございます！
うちよりさらにハードスケジュールでびっくりしました(^^;)
子育ての時間確保の為にはまず何が必要か？
夫婦ともに家事力＆育児力のUPは欠かせませんよね。
それでも、夫婦どちらかが残業でいない時の事を思い返すと・・・・
まさにカオスです(-_-)
仕事も子育てもどちらも大切ですよね！
両方の時間を確保する為には定時退社が必要です！
さらに子供の病気等で、急に仕事を休む必要もあります！
限られた時間で仕事の成果をあげるには？
私も日々、仕事と子育ての板ばさみにならないように仕事の効率化の方法を模索し続けています！
私と同じように子育てと仕事に奮闘する毎日を過ごしている方に、ぜひ参考にして頂きたいと考え今回のテーマを選びました(^-^)
では、「オンリーワンブロガー」こと、わたくしぶーさんがポイントを絞って書いていきます！
オンリーワンブロガーすごく気に入ってます！もみあげさんありがとう！
ぶーさん、オンリーワンブロガーらしくしっかり記事書くんだﾌﾞｰ！
もちろん！頑張って書いていきます！ﾌﾞｰちゃんもしっかり勉強していってね！
目次
はじめに
私の現在の仕事の経験や役職について
経験年数：10年目 (18歳から働き始め30歳の時に現職に転職しました！）
内容 ：事務仕事及び現場作業が半々ぐらいですね！
役職 ：実務担当者（簡単に訳すと役職なし平社員だよ(-_-)頑張ります(-_-)）
といった経歴の私の「仕事の効率化の方法！！！」を書いていきます。実務担当者ですので、後輩はおりますが部下はいません。もっと役職が上の方で参考にならないよ！って方がいたらごめんなさい。
ポイント1 年間計画表＆工程表をつくろう！
私の場合は一年間の始まりである4月に年間計画表と工程表を作成しています！
様式はグーグルで検索して自分の使いやすい物をダウンロードしてくださいね(^^)/
無料で沢山の様式がDL可なので、きっと自分にあったものがあるはずです！
無料で沢山の様式が使用できるなんて便利な世の中ですよね！
年間計画表となると「長期で作成しずらいよ～」や「計画なんて面倒だ意味ないよ！」と言う声がよく聞きますが、これをつくるつくらないで仕事の進捗に大きな差がでます！
年間という長期なので、だいたいの目安でOKです。ぜひ作成してください！
細かなスケジュールは、月単位や１日単位で管理すればいいのですが、年間計画表や工程表をつくっておく事で長期の仕事やチームで行う仕事の進捗が管理しやすくなり、遅れを防げます。
作成の仕方は簡単です！
私の場合は、前年の年間計画表や日単位・月単位のスケジュール表を参考に定型的な仕事から年間スケジュールに入れていきます！
そして、新しい仕事の作業時間を予測し締め切りから逆算していれていきます。
注意点として、経験した事のある定型的な仕事のスケジュールは短めに、未経験の新しい仕事は余裕をもったスケジュールとします！
当然ですが、未経験の仕事は予測より長い時間がかかる場合がほとんどです！
逆に定型的な仕事は予測より短い期間で終わる場合が多いからです。
移動したばかりで仕事内容がまだわからないよ～と言う方は、
1.引継書を参考にして
2.同僚や上司に業務内容を確認しながら
の2つの方法でぜひ作成してみてくださいね(^^)/
私の勤務先では数年前から、人事評価制度が導入されたんですがその時にこの年間スケジュール表と工程表がすごく役に立ちました！
職場の同僚がうーんと困っている中で、私は自主的に作成していた物を様式をかえてそのまま提出できました(^^)/
作成した工程表はPCの画面に貼り付けるか。紙ベースで見やすい場所に貼り付ける等してすぐ見える状態にしておいてください。
計画表を作成しても机の中にいれっぱなしは意味がないよ！ブーちゃんわかったかな？
わかったﾌﾞｰ！計画倒れにならないようにいつでもみえる状態にしておくんだブー
そうそう！ブーちゃんよくわかったみたいだね！じゃ次にいくよ！
ポイント2 1日・1か月単位のスケジュール管理をしよう！
年間計画表ができたら次は、1日単位と1か月単位で仕事のスケジュール管理をしていきます。
これも、様式についてはグーグル検索で自分にあった物を探してみてくださいね(^^)/
ちなみに私は、1日単位はメモ帳様式で1か月単位はカレンダー様式です！
手書きが好きだという方には手帳をお勧めします！注意してほしいのは後で振り返りに使用するので書き捨てタイプのメモ用紙は使用しないでください！！！
移動したての1年目は、右も左もわからず苦労しますが1日と１か月単位のスケジュール管理表を残しておけば2年目に1年目の記録を振り返りながらより実用的な年間計画表が短時間で作成できます！
だから、書き捨てタイプのメモ用紙ではなく手帳かPCで記録に残しておいてください！！！
年間計画表から割り出して月単位へスケジュールを書いていきます！
さらに、1日単位へ落とし込みをするのですが、スケジュール管理で重要な事は予定を詰め込みすぎない事です！
几帳面な人は、手帳にびっしりの予定を書き込みますが・・・
これは、NGです。
必ず、3日に1日程度は空白の日を設定してください！「何で？きちんと毎日予定書かないとスケジュール管理にならないよ。」「その日は何するの？仕事さぼるの？」という方のスケジュール管理はまず失敗しますね！
なぜか？答えは簡単です！毎日予定がびっしりはいっていると・・・予定外の緊急な仕事はいつしますか？外部との打ち合わせや内部協議はいつしますか？上司から急に仕事を依頼されたら？
できませんよね(-_-;)
空白の日はスケジュールが遅れた場合の予備日としての機能と、予定外の仕事への対応日としての機能があります！
計画倒れにならないように必ず空白の日を設定してくださいね(^^)/
（私はこの空白の日が子供の病気のお迎え等に消えてしまう場合も多いですが、それでもOKです！予備日のおかげで他の日に巻き返せます！）
つめこみすぎはNGです！予備日を設定しましょうね！
わかったﾌﾞｰ！ぶーさんいろいろ考えてるんだブー！すごいブー！
ポイント3 上司から依頼される仕事の処理の仕方
上司から「ぶーさん、悪いんだけどこれ頼めないかな？今週中でいいからさ」なんて言われる事ありますよね。
正直・・・「今忙しいんだけどなぁ、面倒だなぁ」と思いますよ！
でも、やりますよ！部下ですからね！よほど理不尽な依頼以外は！(^^;)
私のグチはさておき、上司から依頼される仕事についても効率的に処理する方法をかいていきますね！
まず、上司によばれたら必ずメモをとりながら依頼される内容を聞きましょう！
これ非常に重要ですよ！話を聞くだけだと後で記憶が曖昧になってきて・・・上司の求めるものとちがうものができてしまい・・・結果は↓
上司：「何これ？俺の言った事ちゃんと聞いてなかったのか？」
部下：「すいません。すぐ作り直します！」
上司：「こんな簡単なものもつくれないのか！次からきみには頼まないよ。」
部下：「・・・すいません」( ﾉД`)ｼｸｼｸ…
なんて、漫画みたいな事になりかねません！メモさえとっておけば・・・
メモは必ずとってくださいね！
さて、依頼される仕事を2種類にわけて効率的に処理する方法を書いていきますね！
1.短期の仕事・・・簡単な資料作成等
①依頼されたらすぐとりかかる事！
上司は頼んだ仕事はすぐ処理してほしいものです。なかなか取り掛からないとイライラする上司もいます。すぐとりかかるを心掛けてください！
②作成途中で素案を見せて了解をえる事！
全部できてから見せて上司からダメだしがでたら作りなおしの手間がふえます。途中なら修正しても手間は少ないし、途中経過を見せると上司も安心しますよね！
③上司の資料の好みを知ろう！
上司によって資料の好みも違いますよね。一定期間仕事をしていれば何となく好みがわかってきます。文字が多めで図形やグラフは嫌いとか反対に図やグラフが多めが好きとかこれを押さえておくと資料のダメだしは減りますので修正の手間がなくなります。
2.長期の仕事・・・チームをつくり複数で長期間行う仕事
①自分の仕事内容の確認
まずは、自分がチームの中で上司から何を任されているのか何を求められているのかしっかり把握しましょう！営業なのか？内部の他の部署との調整なのか？等割り振られた役割をしっかり遂行しましょう！
②最終締め切りと別に自分の締め切りをつくる
どんな仕事も締め切りはありますよね。上司に締め切りぎりぎりで資料を提出したりする同僚がいたりしますが、結果は上司から注意される事がほとんどです！
修正も大慌てになりますよね(^^;)
こうならない為に、最終締め切りの前に自分の締め切りをつくりましょう(^^)/
自分の締め切り日に上司に成果品を提出するんです。
もし修正がはいっても最終締め切り前なので余裕がありますよね！
上司も締め切り前に提出されて悪い気はしないでしょう(^-^)
③ 上司のスケジュールを確認しておく
長期の仕事の場合、各工程で上司に案をみせ承認を得ておく事が大切です。これは修正の手間を省く意味と途中経過の報告の意味を兼ねています。承認をえる必要がある日付近の上司のスケジュールは押さえておき上司のスケジュールに合わせましょう。でないと承認まちで作業がストップなんて事になり仕事の進捗が遅れてしまいます！
④業務記録をつけよう
これは、簡単にワードかエクセルのベタうちで日時・参加者・内容程度でOKなので記録しておきましょう。長期の仕事は打ち合わせ等が多くなります。外部とのやりとりも増えますが、人間は忘れる生き物です。口頭で処理せずに文書で記録するようにしましょう！
特に電話で処理した事は後で「言った言わない」になりやすいので電話のあと相手方にメールで内容を送っておきましょう。トラブルを未然防げます！
上司：「ぶーさん、この前の打ち合わせいつやったけ？」
と聞かれた時にプリントアウトして上司に渡せば信頼もぐっと高まりますよね！
4.まとめ
まとめです。
ポイントをおさらいしましょう！
ポイント1 年間計画表＆工程表をつくろう！
ポイント2 1日・1か月単位のスケジュール管理をしよう！
ポイント3 上司から依頼される仕事の処理の仕方
以上3つのポイントでした。ぜひ試してみてくださいね(^^)/
最後に、私は仕事をしていく中で1番重要な事は、ほかの人から「信用」される事だと考えています！
「〇〇さんに任せておけば、大丈夫」
と「信用」してもえるよう、普段からミスなく正確でスピィーディーな仕事を徹底しています！
仕事の「信用残高」を高めていく事で、自分の仕事が進めやすくなり仕事の効率化につながります。
いつの時代もどんな時でも「信用」してもらえる事が大切ですよね(^^)/
では、今回の記事はこの辺で(^^)/
また次回の記事でお会いしましょう！
目指せオンリーワンブロガー(^^)/
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